Politique de confidentialité

L’Association régionale de loisirs pour personnes handicapées des Laurentides (ci-après désigné le « l’ARLPHL ») s’engage à maintenir votre confiance et à suivre la politique de confidentialité suivante afin de protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels qu’il recueille, détient, utilise ou communique conformément à la législation applicable. Nous avons défini cette politique afin d’expliquer nos pratiques quant aux renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous adhérez comme membre, devenez bénévole ou partenaire, lorsque vous vous participez à un programme, bénéficiez d’un service ou lorsque vous visitez notre Site internet, arlphl.org (ci-après le « Site internet »).

Portée de la politique
Cette politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, R.L.R.Q., c. P-39.1 et toute autre loi applicable.

Renseignement personnel
Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?
L’ARLPHL ne recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels qu’avec votre consentement et qu’aux fins ci-dessous identifiées, sauf si la loi l’exige ou l’autorise autrement. Pour tout autre usage de vos renseignements personnels, votre consentement écrit sera demandé.

Les renseignements personnels que nous recueillons sont uniquement ceux qui sont nécessaires à la prestation de nos activités et de nos services ainsi qu’aux fins identifiées à la présente politique, notamment :

• L’adhésion comme membre actif auprès de l’ARLPHL: nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, poste occupé;
• L’adhésion comme membre utilisateur(trice) : nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, informations médicales et numéro d’assurance maladie;
• Implication à titre d’administrateur(trice) de l’ARLPHL : nom, adresse postale, adresse courriel, date de naissance, pièce d’identité et numéro de téléphone;
• Pour la prestation des différents services de l’ARLPHL: nom, adresse postale, adresse courriel, date de naissance, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, informations bancaires, informations médicales, pièce d’identité et numéro de carte de crédit, selon le type de services requis; 
• À titre d’employé(e) ou de contractuel(les) : nom, adresse postale, adresse courriel, date de naissance, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, informations bancaires, informations médicales, pièce d’identité;
• La création d’une adhésion à titre de bénévole dans la plateforme Yapla : nom, adresse courriel et numéro de téléphone;
• L’inscription à une formation : nom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone;
• Les communications entre l’ARLPHL et un membre, bénévole, partenaires : nom, adresse courriel, numéro de téléphone;
• L’inscription à l’infolettre : nom et adresse courriel;

Nous prenons des dispositions raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité appropriées.

Les mesures de sécurité
Tous les renseignements personnels recueillis sont sauvegardés dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés, dans la mesure du possible, au Québec et sinon, au Canada. Toutefois, nos fournisseurs de services peuvent conserver les renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans ce pays. Nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente politique.

De plus, tous les renseignements personnels transmis au moment de votre adhésion ou au moment de vos inscriptions sur la plateforme sont cryptés. Il est donc impossible à quiconque de les intercepter et ils demeurent strictement confidentiels. Un petit cadenas verrouillé apparaissant en bas de la fenêtre du navigateur ainsi que l’adresse URL commençant par « https:// » plutôt que « http:// » vous indique que la page sur laquelle vous effectuez vos transactions est protégée par le protocole SSL (Secure sockets layers).

Lorsque des renseignements personnels doivent être transmis par téléphone (ex : membre ayant une déficience visuelle), un consentement écrit est obligatoire. Celui-ci doit spécifier le nom de la personne qui fournira ses renseignements, le nom de la personne qui traitera les informations, les informations collectées, leur but de cette collecte ainsi que la date et le lieu de l’appel.

Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de notre personnel dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Le personnel autorisé est adéquatement formé pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.

Nous veillons à la destruction ou à l’anonymisation des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies, c’est-à-dire que les renseignements personnels ne permettent plus de vous identifier, directement ou indirectement.

Les tiers qui peuvent avoir accès à vos renseignements personnels
Outre les membres du personnel de l’ARLPHL dont les fonctions rendent nécessaire l’accès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes pourraient avoir accès à vos renseignements personnels :

• Les bénévoles dont les tâches rendent nécessaire un tel accès dans le cadre des activités organisées par l’ARLPHL ;
• Certains fournisseurs de services (par exemple : firme de soutien informatique) peuvent avoir ponctuellement accès à vos renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. L’ARLPHL s’assure de signer une entente de service avec chacun de ces fournisseurs afin de s’assurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient transmis;
• L’ARLPHL pourrait être obligé de communiquer vos renseignements personnels en vertu des lois applicables par exemple, à un conseiller juridique ou à un organisme gouvernemental en autorité d’obtenir de tels renseignements personnels. 

Nous ne communiquons jamais vos renseignements personnels à des tiers, à l’exception des personnes mentionnées au paragraphe ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement écrit au préalable.

Nous ne vendons notre liste de membres ou de clients à aucune entreprise ni ne l’échangeons avec quiconque.

Liens vers les sites externes
Le Site internet exploité par l’ARLPHL peut contenir des liens vers des sites externes (de tiers ou de partenaires) qui ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. Les renseignements que vous donnez dans ces sites sont soumis à la politique de confidentialité du site externe, s’il en existe une.

Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité adoptées par des tiers ou tout autre partenaire étant donné que chacun doit respecter la législation en vigueur dans son pays de résidence. Nous suggérons donc que vous étudiiez les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites afin de savoir comment les renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.

L’accès à vos renseignements personnels
Nous permettons à toute personne concernée par les renseignements personnels recueillis et détenus par nous de rectifier tout renseignement personnel la concernant qui serait inexact ou incomplet. Pour toute demande, veuillez communiquer par écrit avec la personne responsable ci-dessous identifiée. Nous répondrons à toute demande d’accès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, la personne responsable fournira les motifs du refus à la personne qui a fait une telle demande.

Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les produits et les services que vous avez demandés ou d’évaluer adéquatement vos demandes et de les traiter.

Durée de conservation des données personnelles
Vos données personnelles sont conservées et traitées pour la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie et au maximum pour les mentionnées dans la présente politique.

En cas de procédure contentieuse, toutes informations et pièces, et tout document contenant des Données Personnelles tendant à établir les faits litigieux peuvent être conservés pour la durée de la procédure, y compris pour une durée supérieure à celle indiquée ci-dessus.

Plainte
Dans un objectif de maintenir et d’améliorer la qualité de ses services, l’ARLPHL offre la possibilité à toute personne d’exprimer son insatisfaction à l’égard de la protection de renseignements personnels qu’il recueille, détient, utilise ou communique. Ainsi, la personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par écrit avec la personne responsable ci-dessous identifiée. La plainte devra indiquer les éléments suivants:

–       Nom et prénom;

–       Numéro de téléphone;

–       Adresse postale ou adresse courriel;

–       Motifs de la plainte.

Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. L’ARLPHL accusera réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception. L’ARLPHL répondra à toute plainte dans les trente (30) jours de la date de réception de la plainte.

Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

Madame Marie-Ève Lépine 
Directrice générale
Association régionale de loisirs pour personnes handicapées des Laurentides

Adresse postale :
300 rue Longpré, suite 100
Saint-Jérôme, QC, J7Y 3B9

Téléphone : 450-431-3388
Courriel : direction@arlphl.org

Modification de la Politique
La présente politique pourra être modifiée par l’ARLPHL en tout temps. Les modifications à la présente politique entreront en vigueur dès leur affichage, suite à l’adoption par le conseil d’administration.

Dernière mise à jour : septembre 2023